Bir süreci otomatikleştirmeden önce sorduğum beş soru

Bir şirkette yapay zekâ kullanımı konuşulurken benim başlamak istediğim yer araç seçimi değil. Önce şu cümlenin tamamlanmasını isterim:

Ekibimiz şu işi yaparken şu nedenle zorlanıyor.

Bu cümleyi netleştirmeden “bir asistan yapalım” veya “bunu otomatikleştirelim” demek istemiyorum. Çünkü hazırlayacağımız çözümün neyi değiştirmesi gerektiği henüz belli değildir.

Yapay zekâ alanındaki becerilerimi geliştirirken, proje ve operasyon deneyimimi burada kullanmaya çalışıyorum. Teknolojinin yapabilecekleriyle ilgileniyorum; ama önce yapılan işin mantığını anlamak istiyorum.

1. Asıl sorun ne?

Örnek olarak haftalık rapor hazırlamayı ele alalım. İlk açıklama “rapor hazırlamak çok zaman alıyor” olabilir. Ama zamanı hangi bölüm tüketiyor? Bilgiyi toplamak mı? Farklı dosyalardaki kayıtları eşleştirmek mi? Eksik bilgiyi insanlardan istemek mi? Yoksa bulunan bilgiyi anlaşılır biçimde yazmak mı?

Bunlar aynı problem değil. Benzer görünen ihtiyaçlar için farklı çözümler gerekebilir. Bilgiye ulaşamayan bir ekibe daha iyi metin yazan bir araç vermek, asıl beklemeyi ortadan kaldırmayabilir.

Bu yüzden mümkün olduğunda gerçek bir örneğin baştan sona nasıl hazırlandığını görmek isterim. Sürecin tarifini dinlemekle, işi yaparken nerede durulduğunu görmek arasında fark var. Kullanıcının “burada birine sormam gerekiyor” dediği an, benim için en az kullandığı program kadar önemli.

2. Hangi adımlar kurala bağlı, hangileri yorum gerektiriyor?

Bir kaydın tarihi geçtiğinde hatırlatma oluşturmak ile müşteri mesajındaki belirsiz bir talebi anlamlandırmak aynı tür iş değil.

Kurallar açıkça tanımlanabiliyorsa, önce kurala dayalı bir otomasyonu değerlendiririm. Yorum gerektiğinde ise yapay zekânın öneri hazırladığı, ilgili kişinin değerlendirdiği bir akış üzerinde çalışırım.

Her adımı yapay zekâya devretmek yerine, işin her bölümü için uygun yöntemi seçmek istiyorum. Bazı projelerde AI yalnızca küçük bir bölümde yer alabilir. Bazılarında hiç gerekli olmayabilir. Araç seçiminde gösterişli olması değil, ihtiyaca uygun olması benim için daha önemli.

3. Sistem hangi bilgiye dayanacak?

Bir önerinin neye dayanarak hazırlandığını görmek isterim. Kullanılan kayıt güncel mi? Aynı konu için birden fazla dosya mı var? Sürecin sahibi hangi kaynağı esas alıyor?

Geliştirme öncesinde hangi verilere ihtiyaç olduğunu ve hangilerinin gereksiz olduğunu ayırmak gerekir. “Elimizde ne varsa sisteme aktaralım” yaklaşımını başlangıç noktası olarak seçmem.

Örneğin bir durum özeti için sorumlu kişi, son güncelleme ve açık aksiyonlar yeterliyse, aynı akışa ilgisiz çalışan veya müşteri bilgilerini taşımak istemem. Kaynak bilgi güncel değilse, iyi yazılmış bir özeti de doğru kabul etmem.

4. Yanlış bir çıktı olduğunda ne olacak?

Bu soruyu tasarımın sonunda değil, başında sorarım. Bir metin taslağındaki yanlış öneriyle müşteriye gönderilmiş yanlış bir teslimat tarihi aynı sonuçları doğurmaz.

Bu nedenle ilk sürümde hangi işlemlerin otomatik yapılacağını, hangilerinin insan onayı bekleyeceğini ayrı ayrı belirlemek isterim. Benim tercih ettiğim başlangıç çoğu zaman şu: Sistem hazırlar, ilgili kişi kontrol eder, ardından işlem tamamlanır.

Kontrol eden kişinin de neye bakacağını bilmesi gerekir. Yalnızca bir “onayla” düğmesi koymak yerine, kullanılan kaydı, önerilen değişikliği ve eksik bilgiyi birlikte göstermek isterim.

Amaç sonsuza kadar her adımı elle onaylatmak değil. Hangi adımın ne kadar güvenle devredilebileceğini gerçek kullanım üzerinden değerlendirmek.

5. İşe yaradığını nasıl anlayacağız?

“AI ekledik” benim için başarı tanımı değil. Rapor örneğinde hazırlanma süresi, gerekli düzeltme sayısı ve eksik bilgi nedeniyle geri dönülen kayıtlar değerlendirilebilir. Başka bir süreçte ölçü tamamen farklı olabilir.

Pilota başlamadan önce bugünkü durumu kaydetmeyi ve hangi değişikliği görmek istediğimizi konuşmayı tercih ederim. Aksi hâlde aracı beğenmekle, gerçekten faydalı bulmayı birbirine karıştırabiliriz.

İlk deneme beklediğimiz sonucu vermiyorsa, önce süreçteki varsayımlara dönmek isterim. Sorunu doğru mu tarif ettik? Yanlış adımı mı otomatikleştirdik? Kullanıcının zaten kolay yaptığı bir işe yeni bir kontrol yükü mü ekledik?

Geliştirmek istediğim uzmanlık tam burada: İş ihtiyacını anlamak, denenebilir bir çözüm tasarlamak ve teknolojiyi gerektiği yerde kullanmak. Hazır bir araca uygun problem aramak değil.

Sizin deneyiminiz: Otomatikleştirmek istediğiniz bir görevi düşünün. En çok zaman alan bölüm bilgi toplamak, takip etmek, karar vermek veya sonucu paylaşmak mı?